Feste Regeln
Sie prüfen bekannte Pflichtfelder, Summen, Formate, Referenzen und eindeutige Zuordnungen.
Dokumentenprozesse
Dokumente automatisch erfassen und kontrolliert weiterverarbeiten
Das Dokument ist da, doch Angaben müssen noch gesucht, geprüft und übertragen werden.
Nuvero verbindet PDF, Scan, Foto oder E-Mail mit dem passenden Vorgang. Unsichere Daten gehen vor der Freigabe ans Team.
Was zwischen Dokument und Zielsystem passiert
Vier wiederkehrende Schritte machen aus einem eingegangenen Dokument zusätzliche Büroarbeit:
- Dokument und zugehöriger Auftrag werden gesucht.
- Beträge, Arbeitszeiten oder Material werden erneut erfasst.
- Fehlende Angaben fallen erst beim nächsten Schritt auf.
- Original, Datensatz und Bearbeitungsstatus liegen getrennt.
Vom Servicerapport zum Datensatz für die Verrechnung
Beispiel
Servicerapport
- Auftrag
- SR-1048
- Objekt
- Liegenschaft West
- Arbeitszeit
- 2,5 Stunden
- Material
- Filter 320
Unterschrift nicht eindeutig lesbar
Für die Verrechnung bereit
Auftrag, Zeit und Material sind als Datensatz vorbereitet.
Prüfung nötig
Das Büro klärt die Unterschrift und gibt den Vorgang frei.
Der Servicerapport bleibt mit dem Datensatz verbunden. Unleserliche Stellen und fehlende Angaben gehen ans Büro. Das Beispiel ist ein Modellablauf.
Wann sich die Umsetzung lohnt
- Ein Pilot passt eher, wenn
- derselbe Dokumenttyp regelmässig eingeht
- Zuerst intern klären, wenn
- fast jedes Dokument anders aufgebaut und selten ist
- Ein Pilot passt eher, wenn
- benötigte Felder eindeutig benannt werden können
- Zuerst intern klären, wenn
- unklar ist, welche Angaben weiterverwendet werden
- Ein Pilot passt eher, wenn
- ein bestehendes Zielsystem vorhanden ist
- Zuerst intern klären, wenn
- Daten nur in persönlichen Ablagen weiterbearbeitet werden
- Ein Pilot passt eher, wenn
- Normalfälle und Ausnahmen unterscheidbar sind
- Zuerst intern klären, wenn
- Verantwortlichkeiten für Prüfung und Freigabe fehlen
| Ein Pilot passt eher, wenn | Zuerst intern klären, wenn |
|---|---|
| derselbe Dokumenttyp regelmässig eingeht | fast jedes Dokument anders aufgebaut und selten ist |
| benötigte Felder eindeutig benannt werden können | unklar ist, welche Angaben weiterverwendet werden |
| ein bestehendes Zielsystem vorhanden ist | Daten nur in persönlichen Ablagen weiterbearbeitet werden |
| Normalfälle und Ausnahmen unterscheidbar sind | Verantwortlichkeiten für Prüfung und Freigabe fehlen |
Postfach, Ablage und Fachsoftware bleiben bestehen. Nuvero verbindet einen ausgewählten Dokumenttyp mit dem nächsten Arbeitsschritt.
Vor der Umsetzung klären wir Datenart, Zugriffe, Anbieter, Speicherort und Aufbewahrung. Erst dann lässt sich die passende Architektur festlegen.
Feste Regeln, KI und menschliche Prüfung
KI für freie Inhalte
Sie erkennt relevante Angaben in freien Texten, wechselnden Layouts, Scans und Fotos und zeigt die Fundstelle.
Menschliche Prüfung
Sie entscheidet bei geringer Sicherheit, Widersprüchen, unbekannten Positionen sowie bei Buchungs-, Zahlungs- und rechtlichen Freigaben.
Feste Regeln und KI arbeiten im selben Ablauf. Welche Methode einen Schritt übernimmt, richtet sich nach Dokumenttyp und gewünschter Kontrolle.
Häufige Fragen
Welche Dokumentarten lassen sich verarbeiten?+
Gut eignen sich wiederkehrende Dokumentarten mit benennbaren Feldern und einem definierten nächsten Schritt. Der Pilot startet mit einem Typ.
Braucht die Dokumentenerfassung immer KI?+
Nein. Gleich aufgebaute Dokumente und eindeutige Prüfungen lassen sich oft mit festen Regeln bearbeiten. KI hilft bei freien Texten, wechselnden Layouts oder Bildern.
Kann unsere bestehende Software weiterverwendet werden?+
Oft ja. Entscheidend sind vorhandene Funktionen, Schnittstellen, Exporte und Berechtigungen. Das wird vor der Umsetzung geprüft.
Was passiert bei unleserlichen oder fehlenden Angaben?+
Der Fall wird mit Originaldokument, Fundstelle und Grund an eine verantwortliche Person übergeben.
Wo werden Dokumente und Daten gespeichert?+
Das hängt von vorhandenen Systemen, Datenart und gewählter Architektur ab. Speicherort, Zugriffe, Anbieter und Löschung werden vor dem Pilot festgelegt.
Nächster Schritt
Lässt sich Ihr Dokumentenprozess sinnvoll vereinfachen?
Im 30-minütigen Erstgespräch klären wir Dokumentart, benötigte Angaben, heutige Bearbeitung und Zielsystem. Danach lässt sich einschätzen, ob ein begrenzter Pilot sinnvoll ist.